[Duncan Haughey] HƯỚNG DẪN LÊN KẾ HOẠCH MỘT DỰ ÁN THEO TỪNG BƯỚC
HƯỚNG DẪN LÊN KẾ HOẠCH MỘT DỰ ÁN THEO TỪNG BƯỚC
Chìa khóa để có một dự án thành công
chính là lên kế hoạch. Tạo một kế hoạch cho dự án là điều đầu tiên bạn nên làm
khi đảm nhận bất kỳ dự án nào.
Thường thì trong làm việc, lập kế hoạch
cho một dự án vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, nhiều người không nhận ra giá trị
của việc lập kế hoạch dự án: tiết kiệm thời gian, tiền bạc, và nhiều vấn đề
khác.
Bài viết này cho ta một cái nhìn đơn
giản, tiếp cận thực tế về lập kế hoạch dự án. Kết thúc bài viết này, hi vọng bạn
sẽ có một phương pháp lập kế hoạch dự án hợp lí mà bạn có thể sử dụng cho những
dự án trong tương lai.
Bước 1: Mục đích dự án
Một dự án được coi là thành công khi
nó đáp ứng nhu cầu của đa bên. Đa bên là tất cả những người liên
quan đến dự án, ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp tới dự án.
Bước đầu tiên và quan trọng, là xác định
đa bên trong dự án của bạn. Không phải lúc nào cũng dễ dàng để xác định đa
bên của dự án, cụ thể là những người ảnh hưởng gián tiếp. Một vài ví dụ của
đa bên là:
·
Nhà
tài trợ cho dự án (trường hợp này được xem là công ty)
·
Người
khách nhận dự án
·
Các
user của output dự án
·
Dự
án manager và dự án team
(Phân biệt nhà tài trợ và khách hàng?
Hãy đọc: https://www.pmbypm.com/dự
án-sponsor-role-definition-customer)
Một khi bạn xác định được đa bên là
ai, bước tiếp theo là tìm cái họ cần. Cách tốt nhất để làm điều này là tiến
hành phỏng vấn đa bên. Dành thời gian lắng nghe các yêu cầu của họ có thể
tạo ra hiệu quả thực sự. Đôi khi đa bên này sẽ nói về những thứ không
liên quan và không mạng lại lợi ích gì cho mình. Hãy ghi lại và đặt mức độ
chúng thành kém ưu tiên.
Bước tiếp theo, một khi bạn đã thực
hiện tất cả cuộc phỏng vấn và có toàn bộ danh sách thông tin cần thiết với mức
độ ưu tiên cao, hãy chọn một tập hợp các mục tiêu dễ đạt và có thể đo lường được.
Một kĩ thuật tốt để làm việc này là xem xét các mục tiêu theo nguyên tắc SMART.
Bằng cách này, các mục tiêu cần thiết được xác định một cách dễ dàng.
Khi đã thiết lập tập hợp các mục tiêu
rõ ràng, chúng ta cần phải ghi lại vào bảng lập kế hoạch dự án. Nó sẽ hữu ích để
dự án của bạn có thể bao gồm cả yêu cầu và kì vọng của đa bên.
Giờ bạn đã hoàn thành phần khó nhất
trong quá trình lập kế hoạch dự án rồi đấy; Tiếp theo chúng ta cần xác định việc
trao trả dự án.
Bước 2: Trả dự án
Sử dụng những mục tiêu bạn đã xác định
ở bước 1, lập danh sách các phần trong dự án cần trả để đáp ứng những mục tiêu
đó. Xác định thời gian và cách trả lại từng phần.
Thêm vào các phần cần giao vào trong
lập kế hoạch dự án của bạn với thời gian trả ước chừng. Bạn sẽ thiết lập ngày
trả dự án chính xác hơn trong bước lập thời gian biểu cho dự án, chính là bước
tiếp theo.
Bước 3: Thời gian biểu của dự án
Lập danh sách nhiệm vụ cần thực hiện tương
ứng với mỗi phần được xác định ở bước 2. Với mỗi nhiệm vụ xác định những điều
sau đây:
·
Lượng
thời gian cần thiết (nhiều giờ hoặc nhiều ngày) cần để hoàn thành nhiệm vụ
·
Người
sẽ thực hiện nhiệm vụ đó
Khi bạn đã thiết lập lượng thời gian
cần thiết cho mỗi nhiệm vụ, bạn có thể tính ra được lượng thời gian cần thiết để
hoàn thành mỗi phần dự án, và ngày trả phần dự án chính xác. Cập nhật thời gian
trả phần dự án một cách chính xác hơn.
Tại bước này trong kế hoạch, bạn có
thể chọn sử dụng gói phần mềm như Microsoft Dự án để tạo một thời gian biểu cho
dự án. Hoặc là, sử dụng một trong số những mẫu thời gian biểu dự án có sẵn. Nhập
tất cả các phần dự án, các nhiệm vụ, các thời hạn, và các nhân lực người sẽ thực
hiện mỗi nhiệm vụ đó.
Một vấn đề thông thường được phát hiện
ra tại thời điểm này là khi bạn có một sự áp đặt deadline từ công ty mà không
thực tế với năng lực của bạn. Nếu bạn phát hiện mình ở trong trường hợp này, bạn
phải liên hệ công ty ngay lập tức. Một vài lựa chọn cho bạn trong trường hợp này
là:
·
Bàn
bạc lại về thời hạn (dự án bị trì hoãn)
·
Thêm
nhân lực bổ sung (tăng kinh phí)
·
Giảm
quy mô của dự án (sản phẩm kém hơn)
Sử dụng thời gian biểu dự án để giải
bày trong việc bàn bạc mà sử dụng một trong những lựa chọn trên.
Bước 4: Các kế hoạch hỗ trợ
Phần này đề cập đến những kế hoạch bạn
nên lập ra như một phần trong lập kế hoạch dự án. Chúng có thể mang tính trực
tiếp trong kế hoạch
Kế hoạch nhân lực
Xác định tên của các cá nhân và tổ chức
có vai trò hàng đầu trong dự án. Với mỗi thành phần, mô tả vai trò và trách nhiệm
của họ với dự án.
Tiếp đó, xác định số lượng và loại người
cần để thực hiện dự án. Với mỗi nhân lực, trình bày ngày bắt đầu, khoảng thời
gian làm dự án và phương thức bạn sử dụng để có được kết quả.
Tạo một cái bảng đơn chứa những thông
tin này
Tạo một tài liệu cho biết ai sẽ nhận được
thông báo về dự án và cách họ nhận được thông tin cần thiết. Điều cơ bản nhất là
báo cáo trạng thái dự án hàng tuần hoặc hàng tháng, mô tả cách dự án thực hiện
như thế nào, các mốc hoàn thành dự án và công việc dự định cho giai đoạn tiếp
theo.
Kế hoạch quản lý những rủi ro
Quản lý rủi ro là một phần quan trọng
của quản lý dự án. Mặc dù phần này thường bị bỏ qua, nhưng nó khá quan trọng để
xác định càng nhiều rủi ro trong dự án của bạn càng tốt, và có sự chuẩn bị trước
nếu có vấn đề xấu xảy đến.
Đây là một số ví dụ về những rủi ro
thông thường của dự án:
·
Tính
toán thời gian và chi phí quá lạc quan
·
Chu
kỳ đánh giá và phản hồi của khách hàng quá chậm
·
Cắt
giảm ngân sách bất ngờ
·
Vai
trò và trách nhiệm không rõ ràng
·
Không
thu được đầu vào của đa bên (??)
·
Không
thật sự hiểu cái đa bên cần
·
Đa
bên thay đổi yêu cầu sau khi dự án đã bắt đầu
·
Đa
bên thêm một số yêu cầu mới sau khi dự án đã bắt đầu
·
Việc
giao tiếp kém dẫn đến những hiểu lầm, vấn đề không rõ ràng, làm lại
·
Cam
kết từ nhân sự còn thiếu sót
Theo dõi rủi ro sử dụng một nhật kí đơn
giản. Thêm mỗi rủi ro bạn đã xác định được vào nhật ký; viết ra những gì bạn sẽ
làm trong trường hợp nó xảy ra, và bạn sẽ làm gì để ngăn chặn nó xảy ra. Thường
xuyên xem lại nhật ký của bạn, thêm một vài rủi ro mới khi chúng xảy ra trong
quá trình thực hiện dự án. Nhớ rằng, nếu bạn bỏ qua rủi ro, chúng sẽ không biến
mất.
Chúc mừng nhé. Làm theo những bước ở trên, bạn sẽ
có một bảng lập kế hoạch dự án tốt. Đừng quên cập nhật kế hoạch kể cả trong quá
trình làm dự án, và liên tục đo lường tiến độ thực tế so với kế hoạch.
Bài viết được dịch từ PROJECT PLANNING A STEP BY
STEP GUIDE của Duncan Haughey do Lê Công Diễn dịch.
Người dịch: Lê
Công Diễn
Mang đi nhớ ghi nguồn
Nhận xét
Đăng nhận xét